Onnistunut toiminnanohjaus- järjestelmän vaihto

Sacrumin entiseen toiminnanohjausjärjestelmään oli tulossa iso versiopäivitys. Käytännössä kyse olisi ollut täysin eri ohjelmistosta. Tähän päivitykseen ei enää haluttu lähteä, vaan yrityksessä ryhdyttiin kartoittamaan uusia toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka vastaisivat tarpeisiin paremmin. Sacrumilla uuden järjestelmän vaatimuslistaan kirjattiin seuraavat kriteerit:

- Järjestelmän tuli olla helppokäyttöinen pilvipalvelu. Emme ole it-ammattilaisia, naurahtaa Sacrumin toimitusjohtaja Susanna Mäntyranta ja jatkaa:

- Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmän piti olla helposti integroitavissa verkkokauppaan, kassajärjestelmään sekä logistiikkakumppaneiden kuljetusjärjestelmiin. Vanhaan järjestelmäämme integraatioita yritettiin pitkään, mutta niitä ei saatu silloisen palveluntarjoajan kanssa koskaan toimimaan. Onnistuessaankin integraatio olisi käytännössä ollut kankeaa tiedostojen siirtoa.

Sacrum valitsi uudeksi toiminnanohjaukseen Visma Net:n ERP -järjestelmän, joka Mäntyrannan mukaan täyttää yllä mainitut kriteerit loistavasti:

- Toimipisteemme sijaitsevat Helsingissä, Tampereella ja Pieksämäellä. Jokaisessa toimipisteessä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöaste on erilainen. Toisaalla se on työntekijöiden pääasiallinen työkalu, toisaalla vain pieni osa työajasta kuluu sen parissa. Siksi helppokäyttöisyys on meille ehdoton valintakriteeri. Visma Net:n ERP ohjaa käyttäjäänsä. Jos osaat tehdä ohjelmassa jotain, opit todennäköisesti myös uusia ominaisuuksia, sillä toimintaperiaate toistuu loogisesti.

Visma Net:n ERP -järjestelmän API-rajapinnan kautta integraatiot on helppo toteuttaa. Tiedot siirtyvät  automaattisesti, tietoturvallisesti ja ajantasaisesti järjestelmästä toiseen. Sacrumilla turhia välivaiheita ei enää tarvita. 

- Mainittavan arvoista on myös se, kuinka hyvin Rauhala hoitaa yhteydenpidon kolmansiin osapuoliin integraatioita toteutettaessa, painottaa Mäntyranta.

- Aiempien positiivisten kokemusten myötä halusimme yhteistyökumppaniksemme Rauhalan. Rauhalasta löytyy erittäin vahvaa osaamista niin toiminnanohjaukseen kuin järjestelmähankkeisiin ylipäätään. Rauhala kantaa suoraselkäisesti vastuunsa ja pitää sen, minkä lupaa. Saimme Visma Net:n ERP -järjestelmän käyttöön sovitussa aikataulussa. Erityisen ilahduttavaa on se, että Rauhalan asiantuntijat haluavat ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja prosesseja. Käyttöönotossa he todella käyttivät aikaansa meihin, perehtyivät toimintatapoihimme ja ideoivat kanssamme yhdessä, mitä ominaisuuksia meillä on hyvä olla käytössä ja mihin suuntaan ohjelmaa muokataan, kertoo Mäntyranta.

Käyttöönotto sisälsi koulutukset, jotka saavat Mäntyrannalta kiitosta käytännönläheisyydestä:

- Koulutukset kasvattivat luottamustamme ja epävarmimmillekin tekijöille syntyi niissä tunne, että kaikki järjestyy. Koulutuksissa ei käytetty vaikeaselkoista ammattikieltä, vaan asioita lähestyttiin asiakkaan näkökulmasta. 

Nyt yhdessä tekemisen arki jatkuu järjestelmätuen merkeissä.

- Rauhalan tukipalvelu reagoi nopeasti tukipyyntöihimme. Tuessa asioita hoitavat meille jo käyttöönotosta tutut ihmiset, jotka tuntevat projektimme ja toimintatapamme, iloitsee Mäntyranta.